Gdy umiera ktoś bliski, w pierwszych dniach trzeba załatwić wiele spraw urzędowych — a głowa jest zupełnie gdzie indziej. Poniżej prosta kolejność: co załatwić najpierw, co może poczekać i jakich terminów nie wolno przegapić.
1. Pierwsze godziny — karta zgonu
Zgon stwierdza lekarz i wystawia kartę zgonu (od 2024 r. w formie elektronicznej). To dokument, bez którego nie ruszysz dalej. Jeśli śmierć nastąpiła w domu, dzwonisz po pogotowie albo lekarza rodzinnego; w szpitalu kartę wystawia placówka. Zakład pogrzebowy może odebrać ciało i pomóc w formalnościach — ale wybór zakładu to Twoja decyzja, nikt nie ma prawa go narzucać.
2. Pierwsze 3 dni — akt zgonu w USC
Z kartą zgonu idziesz do Urzędu Stanu Cywilnego, żeby zarejestrować zgon i odebrać akt zgonu. Masz na to 3 dni od wystawienia karty (przy chorobie zakaźnej — 24 godziny). Rejestracja jest bezpłatna, a pierwszy skrócony odpis aktu dostajesz za darmo. Zamów od razu kilka dodatkowych odpisów — będą potrzebne w banku, ZUS-ie, u ubezpieczyciela i przy spadku. Szczegóły opisaliśmy w osobnym tekście: akt zgonu krok po kroku.
3. Pogrzeb i zasiłek pogrzebowy
Pogrzeb organizuje rodzina, zwykle z pomocą zakładu pogrzebowego. Część kosztów pokrywa zasiłek pogrzebowy z ZUS — od 1 stycznia 2026 r. wynosi 7 000 zł (wcześniej 4 000 zł; decyduje data śmierci). Wniosek (druk Z-12) możesz złożyć sam albo scedować zasiłek na zakład pogrzebowy, żeby nie wykładać całej kwoty z własnej kieszeni. Masz na to 12 miesięcy — potem prawo przepada. Wszystko tłumaczymy tu: zasiłek pogrzebowy 2026.
4. Powiadom najważniejsze instytucje
- Bank — po okazaniu aktu zgonu konto zostaje zablokowane, a pełnomocnictwa wygasają. Jeśli zmarły zostawił dyspozycję na wypadek śmierci, wskazane osoby mogą dostać pieniądze poza spadkiem. Z konta można też odzyskać koszty pogrzebu.
- ZUS — trzeba zgłosić śmierć, by wstrzymać emeryturę/rentę (świadczenie wypłacone za okres po śmierci trzeba zwrócić). Bliscy mogą mieć prawo do renty rodzinnej oraz do tzw. niezrealizowanego świadczenia (druk ENS, też 12 miesięcy).
- Ubezpieczyciel — jeśli była polisa na życie, pieniądze dla osoby uposażonej wypłaca się poza spadkiem i bez podatku.
- Pracodawca — rodzinie może przysługiwać odprawa pośmiertna i niewypłacone wynagrodzenie.
5. Umowy, media i subskrypcje
Umowy telefoniczne i internetowe wygasają ze śmiercią — wystarczy zgłosić to operatorowi z aktem zgonu, bez kar. Prąd, gaz i woda to inna sprawa: te umowy nie znikają, trzeba je przepisać albo rozwiązać. Pamiętaj też o subskrypcjach (Netflix, Spotify) i kontach w sieci (Facebook, Google, Apple mają osobne procedury „konta w pamięci").
6. Spadek — masz więcej czasu, ale termin jest twardy
Sprawy spadkowe nie są na pierwszy dzień, ale jest termin, którego pilnujemy: 6 miesięcy od dowiedzenia się o spadku na decyzję, czy go przyjąć, czy odrzucić. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy w grę wchodzą długi. Zaczynamy tutaj: spadek — od czego zacząć.
Co, jeśli śmierć nastąpiła za granicą?
Dochodzi wtedy sprowadzenie ciała lub prochów do Polski i wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg. To osobny, kosztowny temat — opisujemy go krok po kroku: śmierć za granicą.
Najczęstsze błędy w pierwszych tygodniach
- Za mało odpisów aktu zgonu. Będzie potrzebny równolegle w banku, ZUS-ie, u ubezpieczyciela, przy spadku i u pracodawcy. Z jednym odpisem wrócisz do urzędu.
- Zwłoka z rejestracją zgonu. Na akt zgonu w USC masz 3 dni od karty zgonu. Jeśli nie zdążysz sam, zleci to zakład pogrzebowy, jeśli mu to zlecisz.
- Płacenie za pogrzeb z góry. Zasiłek pogrzebowy można scedować na zakład w druku Z-12, więc nie musisz wykładać całej kwoty i czekać na zwrot.
- Zostawione umowy i subskrypcje. Media, telefon i abonamenty nie kończą się same i mogą dalej naliczać opłaty. Trzeba je wypowiedzieć albo przepisać.
- Odkładanie spadku bez pilnowania terminu. Sprawy spadkowe mogą poczekać, ale termin 6 miesięcy na przyjęcie albo odrzucenie jest twardy. To ważne zwłaszcza przy długach.
Gdzie iść w Twoim mieście
Do którego USC, oddziału ZUS, urzędu skarbowego i sądu się udać, zależy od miejscowości. Przygotowaliśmy osobne strony z lokalnymi wskazówkami i oficjalnymi wyszukiwarkami urzędów: gdzie załatwić sprawy w swoim mieście — między innymi Warszawa, Kraków, Wrocław, Poznań i Gdańsk.